Método Kaizen: qué es y cómo implementarlo
Descubre el método Kaizen, una estrategia de mejora continua para optimizar procesos personales o empresariales. Aprende cómo implementarlo.
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Mejorar poco a poco, paso a paso. Ese es uno de los puntos centrales de Kaizen, una metodología cuyo origen se remonta al Japón de la Segunda Guerra Mundial. En aquel momento, el país nipón experimentaba una situación compleja y su industria tenía muchos retos por delante. Con el objetivo de dar un impulso al sector, se realizaron distintos seminarios y, tomando como punto de partida el programa de entrenamiento de la industria estadounidense, conocido como Training Within Industry (TWI), surgió esta metodología que proponía implantar pequeños cambios en todos los niveles, tanto económicos como sociales.
Cerca de una década después, en 1960, Japón había recuperado su estabilidad y se posicionaba como una de las economías más estables a nivel mundial, algo que demostraba con creces el éxito de esta filosofía. Pero… ¿qué es realmente Kaizen y cómo se puede aplicar? Vamos a resolverlo.
¿Qué es el método Kaizen?
Kaizen significa ’mejora‘ y sus raíces así lo indican. La palabra se forma uniendo dos conceptos: kai (que significa ‘cambio’ en japonés) y zen (‘bondad’), lo que sugiere que esa mejora tan beneficiosa se va a alcanzar de forma progresiva. Y es que el método Kaizen se basa concretamente en llevar a cabo una serie de acciones sencillas en las que hay que detectar los problemas y aportar soluciones para resolverlos. Todo, con el objetivo de realizar una mejora continua.
Kaizen tiene muchos beneficios para las empresas, ya que propone mejorar estándares como la calidad, los costes o la productividad. En lugar de tomar medidas drásticas, Kaizen defiende que los cambios pequeños y continuos dan mejores resultados que un único cambio grande, una filosofía que, por tanto, persigue la mejora continua de forma gradual. Los resultados evidencian que se mejora sustancialmente la productividad y la calidad, y no es lo único: también logra que los empleados se responsabilicen más de las áreas que le corresponden e incluso de su propio crecimiento personal. Empresas como Toyota, Samsung o Nestlé utilizan esta metodología.
Ejemplo de método Kaizen
Un buen ejemplo de Kaizen es su implementación en el ámbito empresarial a través de los siguientes aspectos:
- Mejora continua de los procesos. Kaizen puede ser utilizado para revisar y mejorar constantemente los procesos de producción o servicios, ya que permite reducir los pasos innecesarios y optimizar los flujos de trabajo.
- Formación y desarrollo del personal. Esta metodología también promueve la mejora continua de los recursos humanos a través de talleres, oportunidades de aprendizaje o programas de capacitación con el objetivo de mejorar habilidades y conocimientos.
- Participación de empleados. Fomentar la participación de los trabajadores en la toma de decisiones y en la generación de ideas es uno de los aspectos centrales de Kaizen. Se puede hacer, además, de muchas maneras: mediante brainstorming o sesiones de lluvias de ideas, buzones de sugerencias o reuniones regulares con el equipo.
- Mejora de la calidad. Según la filosofía Kaizen, la implementación de controles más estrictos, el feedback de clientes y las pruebas regulares pueden mejorar la calidad de los servicios o productos.
- Reducción de costes. La eficiencia operativa que propone Kaizen también ayuda a reducir los costes, a mejorar la logística o, de nuevo, a optimizar recursos.
- Entorno de trabajo eficiente y seguro. A la larga, Kaizen no solo reduce riesgos laborales al proponer un entorno de trabajo más eficiente y seguro, sino que también mejora el bienestar de los empleados.
- Adaptación y flexibilidad. Kaizen anima a las empresas y compañías a tener más capacidad de adaptación y flexibilidad ante los cambios. Eso puede traducirse de muchas maneras, desde adoptar nuevas tecnologías hasta modificar estrategias comerciales para ajustarse a las demandas cambiantes del momento.
En cuanto a cómo aplicar el método Kaizen, existen algunas etapas que se pueden tener en cuenta a la hora de implementarlo. La primera es seleccionar el tema a tratar en función de los objetivos; la segunda, crear un equipo de trabajo multidisciplinar; la tercera, analizar los datos; la cuarta, gembutsu gema (determinar las causas del problema para poder ponerles solución); la quinta, confeccionar un plan de contramedidas con fechas de implementación; la sexta, hacer un seguimiento y evaluar los resultados, y la séptima, controlar y registrar si el problema se ha resuelto tras varios meses y aprovechar esos cambios para aplicarlos en casos similares en el futuro.
¿Cómo implementar el método Kaizen en la rutina?
El éxito de Kaizen es tal que, además del ámbito empresarial, también se puede aplicar en el personal. Para implementar Kaizen en tu rutina diaria puedes seguir los siguientes pasos:
- Planea. Antes que nada, hay que establecer una meta y desarrollar una manera de alcanzarla. Esa meta puede ser más o menos ambiciosa, pero lo más importante es establecer el pequeño cambio que quieres lograr.
- Ejecuta. Para comenzar a realizar los cambios, te puedes ayudar de aplicaciones enfocadas a desarrollar hábitos o marcar en una pizarra de forma visual lo que vas consiguiendo. Otra opción es llevar a cabo un registro diario de cómo te sientes o qué cambios vas notando a medida que progresas.
- Comprueba. Es clave ir revisando el proceso y averiguar qué cambios se están produciendo o no. Sin juzgar: revisa de forma objetiva y ve ajustando lo que creas pertinente para conseguir tu objetivo.
- Actúa. Mantén el cambio. Una vez lo hayas conseguido, puedes valorar ir a por otra meta. Recuerda que la rutina no cambia de la noche a la mañana, sino que tienes que ir acostumbrándote a ello.
Un ejemplo más de que Kaizen, con su metodología del paso a paso, puede cambiar detalles de tu rutina. Conseguirás, además, mejorar la efectividad, la concentración y la satisfacción al lograr las metas que te vayas marcando.
