Tips para mejorar la gestión del tiempo

Se podría determinar nuestra capacidad de producción cuando se evalúa la gestión del tiempo: cuanto mejor aprovechado y gestionado está, se dice que hay mayor productividad. Pero ¿es esto realmente así? Competitividad, eficacia, eficiencia y productividad son conceptos que sobrevuelan en torno a nuestro quehacer diario: ¿podrían ser las características de un buen trabajador?

Actualmente hay una corriente que quiere humanizar el trabajo en las empresas, tratando mejor al trabajador, de igual a igual, procurando que sea este quien tenga su propia organización y funcionamiento, planteando que se respete su ritmo de trabajo, cumpliendo los objetivos o estándares de la empresa: ¿no es esta otra forma de facilitar la productividad?

Todos conocemos y aplicamos el dicho de que “el tiempo es oro”. Desde el punto de vista de la psicología es una visión reduccionista y utilitarista. Tal es así, que en muchas ocasiones se producen en la persona posiciones encontradas interiormente, cuando esta piensa que “no aprovecho el tiempo, no consigo hacer las cosas a tiempo, no llego a todo lo que tengo que hacer...”. Aparece, entonces, una emoción negativa: normalmente en forma de culpa y otros sentimientos negativos respecto a nuestra utilidad y competencia, pudiendo llegar a producirse bloqueos mentales.

Esta situación ante la que nos encontramos tiene mucho que ver con el modo de afrontar las tareas: nos podemos encontrar realizando varias tareas a la vez, lo que se conoce como multitasking, que tantas veces nos coge desprevenidos y acaba por generar una percepción negativa de uno mismo, quizá producto de unas altas expectativas respecto a nuestro rendimiento frente a las tareas que tenemos encomendadas o que nos autoencomendamos y autoexigimos.

Cómo gestionar eficazmente el propio tiempo

Antes de comenzar a enumerar las ideas principales, vamos a cambiar la perspectiva. El tiempo es escaso, pero las tareas son muchas. La perspectiva es mejorar la gestión de la energía para afrontar los retos de cada día. 

1. Prioriza lo importante: descanso, alimentación, hidratación y deporte. No hay posibilidad de cuidar o gestionar la energía si no la tenemos y cuidamos.

2. Técnica de Eisenhower: para ordenar las tareas, utiliza el siguiente esquema: 

• Tareas URGENTES e IMPORTANTES: hacerlas YA.
• Tareas IMPORTANTES, pero NO URGENTES: poner día y hora para hacerlas.
• Tareas URGENTES, pero NO IMPORTANTES: delega en otra persona.
• Tareas NO IMPORTANTES y NO URGENTES: no hagas nada.

3. Ahorra distracciones: TV, teléfono, redes sociales... Perdemos tiempo con pequeñas incursiones en estas distracciones que nos impiden estar focalizados en lo importante, en lo que realmente deseamos hacer.

4. Anota las distracciones: puede ocurrir que, mientras desarrollamos una tarea, nos invaden otras ideas de cosas que sería bueno tener en cuenta: ¡anótalas! Así no lo olvidarás, ni tampoco te generará una distracción.

5. Apagón tecnológico: para poder estar concentrado en las tareas hay que sacrificar el entretenimiento. Determina unos tiempos para estar online y otros para estar offline. No podemos estar siempre disponibles, conecta el modo “no molestar”.

6. Visualiza: antes de iniciar una tarea piensa cómo te gustaría hacerla, qué medios necesitas, cuánto tiempo necesitas para hacerla y qué grado de concentración precisa. Así podrás alcanzar el final de lo que te propongas.

7. Lista de tareas: ¿quién no lo ha hecho alguna vez? Forman parte de nuestra vida y lo más importante es que no determinen nuestro ánimo cuando comprobamos lo que no hemos hecho. Hay que concretar lo que vamos a hacer, por poco que sea.

8. Lista de NO tareas: ¿qué cosas son aquellas que puedes hacer y no te benefician? ¡Anticípate! Haz una lista de lo que no quieres hacer. Es muy eficaz.

9. Regla 25 + 5: una vez planificada la tarea, ponemos toda la energía en hacerla durante 25 minutos. Después descansamos otros 5 minutos, desconectamos y planificamos la siguiente. De esta forma dedicamos tiempos concretos a tareas concretas.

10. Mantén tu mesa ordenada. No se puede trabajar en una mesa llena de trastos. Procura mantenerla ordenada. Si es necesario, dedícale un tiempo antes de comenzar y al acabar.